SayLocal›Ratgeber: Meetings transkribieren
Meetings transkribieren und Datenschutz: eine Checkliste
Besprechungen automatisch mitschreiben spart viel Arbeit. Bevor du ein Werkzeug dafür einsetzt, lohnt sich ein Blick darauf, wohin Ton und Text gehen. Diese Checkliste hilft beim Vergleichen – sie ersetzt keine Rechtsberatung.
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Die Checkliste
- Kommt ein Bot ins Meeting? Manche Werkzeuge treten als zusätzlicher Teilnehmer bei. Das sehen alle – und der Ton läuft in der Regel über die Server des Anbieters.
- Wird Ton gespeichert oder nur Text? Eine Tonaufnahme ist ein eigenes, sensibles Dokument. Reicht dir der Text, sollte kein Ton gespeichert werden.
- Wo findet die Spracherkennung statt? Auf einem Server oder auf dem eigenen Rechner?
- Wo liegen die Mitschriften? In einer Cloud des Anbieters oder nur auf deinem Gerät? Wie lange?
- Ist eine KI-Zusammenfassung freiwillig? Was wird dafür übertragen, wohin, und wird es dort gespeichert?
- Wie werden die Teilnehmer informiert? Unabhängig vom Werkzeug: Informiere alle Teilnehmenden vorher und hol, wo nötig, ihre Einwilligung ein.
- Braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Sobald ein Anbieter Ton oder Text für dich verarbeitet, in der Regel ja.
Wie SayLocal Notes diese Fragen beantwortet
| Bot im Meeting | Nein. SayLocal Notes schreibt auf deinem Rechner mit – aus Mikrofon und Systemton. In der Teilnehmerliste erscheint niemand zusätzlich. |
| Ton oder Text | Nur Text. Der Ton liegt nur kurz im Arbeitsspeicher und wird nach der Umwandlung verworfen. |
| Spracherkennung | Lokal auf dem eigenen Rechner. |
| Speicherort | Nur auf deinem Rechner. |
| KI-Zusammenfassung | Freiwillig, standardmäßig aus. Nur der Text geht verschlüsselt an unseren Server und an Anthropic (Claude) und wird dort nicht gespeichert. |
| Teilnehmer informieren | SayLocal erinnert bei jedem Start daran. |
| Einschalten | SayLocal Notes ist standardmäßig aus und fragt bei jedem Meeting, bevor es mitschreibt. |
Grenzen
SayLocal Notes trennt „Ich“ (Mikrofon) und „Gegenüber“ (Systemton). Mehrere entfernte Teilnehmer unterscheidet es nicht einzeln. Auf dem Mac braucht die getrennte Mitschrift macOS 14.2 oder neuer.
Dieser Ratgeber beschreibt technische Unterschiede und ist keine Rechtsberatung. Ob und wie du ein Gespräch mitschreiben darfst, hängt vom Land, von deiner Organisation und den Beteiligten ab.
Häufige Fragen
Darf ich eine Teams-Besprechung transkribieren?
Das hängt vom Land, deiner Organisation und den Beteiligten ab. Informiere alle Teilnehmenden vorher und hol, wo nötig, ihre Einwilligung ein. Das ist keine Rechtsberatung.
Was ist der Unterschied zwischen Aufzeichnung und Transkription?
Eine Aufzeichnung speichert Ton (und oft Bild). Eine Transkription speichert nur den Text. SayLocal Notes speichert nur Text, nie Ton.
Sehen andere, dass ich mitschreibe?
Bei SayLocal Notes kommt kein Bot ins Meeting, es erscheint also niemand zusätzlich in der Teilnehmerliste. Deshalb solltest du die anderen selbst informieren – SayLocal erinnert dich bei jedem Start daran.
Brauche ich für eine KI-Zusammenfassung einen Cloud-Dienst?
Bei SayLocal Notes ja: Für die freiwillige Zusammenfassung geht nur der Text verschlüsselt an unseren Server und an Anthropic (Claude) und wird nicht gespeichert. Ohne Zusammenfassung bleibt alles auf deinem Rechner.
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Stand: 23. Oktober 2026 · Conto IT, Itzehoe
